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Animation de réunion

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1) Préparation

  • Sujets et dossiers suffisamment bien ciblés
  • Présence des personnes concernées par le sujet
  • Ordre du jour précis et, si possible, communiqué quelques jours auparavant aux participants
  • Expérience de l’animation de réunion et formation si nécessaire de l’animateur (animateur tournant éventuellement)
  • Organisation matérielle efficace : convocations, salle libre, s’assurer que les personnes ont pu se libérer, préparer un tableau – papier, rétroprojecteur si nécessaire, boisson, papier

   

2) Déroulement

 L’animateur d’une réunion doit assurer 3 fonctions :

  • Fonction de production (atteinte des objectifs fixés)
  • Fonction de facilitation (de la production)
  • Fonction de régulation (des échanges)

 

 Fonction de production

  • Les objectifs à atteindre doivent être clairs pour tous: l’animateur les rappelle en début de réunion
  • Faire des synthèses partielles
  • Les écrire au tableau de manière à ce que chacun puisse mieux visualiser ce qui s’engage et donner ainsi son point de vue et accord. Les décisions prises peuvent être validées au fur et à mesure selon l’objet de la réunion.
  • Reformuler les propositions qui sont faites après l’expression des uns et des autres.
  • Respecter l’horaire
  • Rechercher la précision dans les propositions émises et viser à être le plus concret possible

 

Fonction de facilitation

  • Faire définir ou préciser certains termes (langage technique ou mode d’approche)
  • Rappeler certaines décisions prises antérieurement si nécessaire (explicitation du contexte dans lequel s’inscrit la production)
  • Laisser chacun aller au bout de sa parole: l’animateur veille à ce que les participants ne se coupent pas systématiquement la parole (c’est une règle de base du travail de groupe)
  • Empêcher les apartés en demandant aux personnes:
  • soit de dire tout haut ce qu’ils échangent à 2 ou 3
  • soit d’écouter celui qui parle
  • Veiller à ce que chacun puisse s’exprimer également
  • Rappeler chaque fois que nécessaire les objectifs de la réunion (veiller à limiter les digressions quitte à proposer une prochaine réunion sur le sujet)

 

Fonction de régulation

  • Ne pas avoir peur des tensions momentanées (dynamique des groupes restreints)
  • Ne pas masquer les divergences sous prétexte d’arriver plus facilement à un consensus
  • Stopper toutes les attaques personnelles – Ne pas parler d’une personne absente
  • Faire une pause si nécessaire
  • Amener chaque participant à respecter l’opinion des autres

  

3) Compte – rendu

  • Désigner un secrétaire de séance au début de la réunion
  • Rappeler sur le compte – rendu les objectifs de la réunion et les décisions prises
  • Faire parvenir le compte – rendu dès que possible dans les jours suivant la réunion

 

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