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FICHE TECHNIQUE

Institut Renaudot Janvier 08

« Nous sommes capables de tout changer pour peu que nous découvrions les secrets de NOS COMPLEMENTARITES et les voies de NOS CREATIONS COLLECTIVES : les chemins de la VIE sont aussi et surtout mes chemins de la CREATION »

Joël de Rosnay

  » Les Ateliers de l’Avenir : une technique de dynamisation sociale qui permet de « dire » puis de « construire ensemble »

1. Origine et esprit des Ateliers de l’Avenir

Les Ateliers de l’avenir s’appuient sur une technique bien précise, élaborée en Allemagne puis utilisée en Hollande, avant d’être pratiquée en France. C’est en 1954, que Robert Jungk présente cette méthode de travail appelée « Ateliers de l’Avenir – des chemins pour revivre la démocratie ». Il est parti du principe que la population d’une ville, d’un quartier, que l’on pense souvent silencieuse a en fait beaucoup de choses à dire sur son environnement, ses besoins, ses expériences. En donnant la parole à la population, on s’aperçoit qu’elle constitue un gigantesque réservoir d’idées et de potentialités pour l’avenir.

En France, les Ateliers de l’Avenir ont été mis au point par Maryse PEGOURIE et Hugo SWINNEN. C’est une technique dynamique qui permet de passer de l’expression des difficultés et du mal-être à une phase d’utopie créative pour déboucher sur des projets concrets. Elle doit aussi permettre la confrontation d’idées entre les différents acteurs du territoire concerné tels que les élus, les habitants et les travailleurs sociaux, dans une finalité de « Construire ensemble » des solutions pour l’avenir. La confrontation d’idées qui s’installe répond à la définition qu’en donne Albert JACQUARD :  » fronts contre fronts, intelligence à intelligence et non forces contre forces ».

Dans ce type d’Atelier, chaque personne est présente avec sa spécificité, sa compétence, sa responsabilité, son imagination et ses rêves pour demain.

Cette technique a pour but de laisser une place centrale aux habitants en les aidant à sortir d’une certaine passivité pour devenir des sujets créatifs, des producteurs d’idées, en l’occurrence des citoyens à part entière, qui agissent pour un vivre mieux dans leur quartier.

L’objectif est d’aboutir à la construction collective de projets concrets qui pourront s’inscrire dans le programme global du futur Contrat de Ville 2000-2006, l’équipe du contrat de Ville en assure le soutien technique.

2. Le déroulement des Ateliers de l’Avenir

Ils se déroulent en trois phases :

1ère phase : les participants sont d’abord invités à formuler et mettre par écrit des critiques et remarques sur « ce qui ne va pas ». Puis, ils les classent par thèmes qu’ils résument en une phrase négative. Il s’agit de la phase critique.

 2ème phase : Le deuxième temps est consacré au rêve. Les participants émettent des propositions de l’idéal qu’ils imaginent pour leur quartier, sans phase imaginative.

3ème phase : Puis, vient la phase de création et de construction : il s’agit de revenir au principe de réalité pour chercher comment on peut progresser vers l’idéal. Les participants cherchent à déterminer des objectifs et à envisager des moyens pour y parvenir.

Les trois phases se déroulent de façon suivie et rapprochée. Il est cependant souhaitable de pouvoir faire une pause entre la phase négative et les deux suivantes.

Les Ateliers peuvent se prévoir sur deux journées complètes avec déjeuner pris en commun ou sur une soirée puis une journée. Le fait de prendre un repas en commun permet d’instaurer une grande convivialité ou de renforcer la convivialité des relations qui ne manquent pas de s’installer dès la première phase.

3. La suite des Ateliers de l’Avenir : le compte-rendu complet et les groupes de travail.

A l’issue de cette troisième phase, des groupes de travail se constituent pour approfondir chacun des thèmes et élaborer des projets pour les actions prioritaires. Ils prennent alors le relais de la séance des  » Ateliers de l’Avenir  » pour que se mette en place une dynamique de changement.

Un compte-rendu complet, reprenant intégralement l’ensemble des écrits est rédigé. Ce compte rendu a plusieurs objectifs. Il constitue la mémoire des travaux réalisés afin que les participants puissent entretenir le lien qui les a rapprochées durant les Ateliers de l’Avenir. Il a aussi pour rôle de garder une trace utile pour évaluer et mesurer, au fur et à mesure que la démarche avancera, le chemin parcouru. Ce compte-rendu sous forme de livret sera remis à chaque participant. Il pourra être utilisé pour expliquer la démarche des Ateliers de l’Avenir à d’autres personnes voulant rejoindre le groupe initial.

Des groupes de travail se mettent en place sur les thèmes retenus pour élaborer ensemble des projets et les réaliser. Il sera nécessaire d’élargir les groupes pour que d’autres habitants, techniciens, personnes ressources puissent s’associer à la démarche.

Dans un premier temps, les différents ateliers se réuniront ensemble afin que chaque participant puisse choisir son groupe de travail. Il est possible aussi que des ateliers ayant des objectifs proches fusionnent.

Les règles du jeu sont les suivantes :

• Toute idée est bonne à dire
• Il vaut mieux avoir beaucoup d’idées
• Formulez brièvement vos idées
• Une seule idée par post-it
• N’interrompez pas les autres
• Utilisez les idées des autres.
• Faites abstraction des problèmes pratiques
• Il est interdit de donner des commentaires sur les points critiques des autres.  

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Vos coordonnées et votre logo

Adresse

Numéro SIRET

CONVENTION SIMPLIFIEE DE FORMATION

PROFESSIONNELLE CONTINUE

N° 09/01

(Année / Numéro de la convention)

Raison sociale de l’organisme de formation

Numéro de déclaration d’existence

auprès de la préfecture de région : n°… (votre numéro de formateur)

Entre les soussignés :

Organisme de formation et de conseil : Votre nom

Raison sociale de l’employeur : Le nom du client

Est conclue la convention suivante, en application du Livre IX du Code du Travail portant sur l’organisation de la formation professionnelle continue dans le cadre de l’éducation permanente :

Article 1

L’organisme de formation organise l’action de formation suivante :

Intitulé de l’intervention : Formation à ………

Objectif : Développer ….

Principaux contenus de la formation

Vous énumérez ici les principaux thèmes et contenus qui seront abordés au cours de la formation

Type d’action de formation : Acquisition, entretien, perfectionnement des connaissances.

Durée :

Dates :

Lieu d’intervention :

Article 2

La formation concerne les membres de l’équipe X travaillant sur le site de …

Article 3

En contrepartie de cette action de formation, l’employeur s’engage à acquitter les montants suivants :

Prix d’une demi-journée d’intervention : prix de journée en euros HT

Intervention sur X journées ou demi-journées :

Soit X € HT x journées ou demi-journées…………………                 € HT

Eventuellement ajouter les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration

Attention : les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration sont toujours comptabilisés en HT car le code des impôts considère qu’avancer de l’argent à un client sur des frais de déplacement constitue un service rendu sur lequel le prestataire a l’obligation de prélever de la TVA.

Total H.T. ………………………………….     € HT

TVA 19,6 % ……………………………….                         €

Total TTC ………………………………..                        € TTC

Article 4

Conditions de règlement : l’intervention donnera lieu à une seule facturation avec un paiement à 100 % à réception de la facture.

A régler :

• Par chèque à adresser directement à notre adresse,

• Par virement bancaire sur le compte de X à la Banque Y, Agence Z

Code banque               Code Guichet                        N° de compte             Clé-Rib

Fait en double exemplaire à Paris le

Pour l’employeur                                                      Pour l’organisme de formation

Signature et cachet                                                  Signature et cachet

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Qui ?

Qui est concerné, quel public, quels usagers, quels sont les commanditaires du projet, les acteurs impliqués, les prestataires, les associations d’usagers, avec qui doit-on négocier ? Qui doit faire partie de l’équipe projet, qui en est le pilote ?

Quoi ?

Quels sont les objectifs à atteindre, que vise-t-on concrètement, quelle réalisation, quel sera le résultat final ?

Où ?

Où l’action se situe-t-elle, quels sont les lieux et les endroits concernés, le projet a-t-il un impact sur le plan local, régional, national, européen ou international ?

Quand ?

A quel moment débuter le projet, quelle est la date retenue pour son achèvement, faut-il s’appuyer sur des expériences passées, est-ce qu’il faut anticiper, se projeter dans le futur ? Quel est le planning prévisionnel, disposons-nous d’un diagramme de Gantt, quelles sont les priorités et les urgences ?

Comment ?

Quelle est la programmation, que dit le cahier des charges, comment devons-nous procéder, quelles méthodes utiliser, quelle ligne de conduite devons-nous respecter, quelles sont les contraintes juridiques et réglementaires, quelle stratégie adopter ?

Pourquoi ?

Quels sont la raison d’être et le sens et la finalité de ce projet ? Quelle est l’importance du contexte ? Quelles sont les valeurs ou l’engagement politique qui sous-tendent cette action, quelle communication prévoir autour du projet pour en souligner les dimensions stratégiques ?

Combien ?

Quel est le coût du projet, son budget ? Quels sont nos besoins en termes de moyens et de matériel ? Quelles sont les compétences requises ? Faut-il négocier des ressources supplémentaires ?

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Ecouter

Laisser parler son interlocuteur, ne pas lui couper la parole

Comprendre son point de vue et le sens de ses questions

Relancer par des questions, reformuler

Etre calme

Bien respirer, se relaxer

Ne pas se précipiter pour répondre

Etre ouvert et disponible

Accepter d’autres points de vue que les siens

Etre attentif à ce que l’autre dit, éviter de s’enfermer dans sa « bulle »

Etre attentif

Rester concentré sur les propos et les attitudes de son interlocuteurs

Ne pas hésiter à adopter une posture « en miroir »

Etre déterminé

Etre clair sur son projet et ses objectifs

Faire preuve de fermeté si nécessaire

Etre précis

S’appuyer sur des faits, des exemples concrets

Ne pas chercher à « délayer »

Etre dynamique

Offrir à son interlocuteur une image de soi positive et dynamique

Etre « mobilisé » : avoir une posture qui montre sa motivation

Etre confiant

Garder la conscience de ses atouts, de ses points forts et de son expérience

Accepter de ne pas être parfait

Donner le meilleur de soi pour ne rien regretter

Bien préparer l’entretien : chercher des informations sur la structure, sur le poste proposé, sur les principales compétences demandées

Faire le maximum pour valoriser sa candidature : points forts, expérience, atouts en lien avec le poste proposé

Faire confiance à son interlocuteur pour faire le meilleur choix

Après l’entretien, analyser ce qui s’est passé, sans jugement, et repérer quels points vous pourriez améliorer la prochaine fois

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Parmi les principales difficultés rencontrées dans l’animation de réunion :

Les participants arrivent en retard

Animer une réunion requiert de la part de l’animateur (trice) rigueur et souplesse. Trop de rigueur entraîne de la rigidité et un excès de souplesse peut conduire à un « laisser-faire » préjudiciable à l’atteinte des objectifs de la réunion.

Vous pouvez donc choisir :

–         D’attendre quelques minutes avant de commencer la réunion à l’horaire prévu

–         Résumer brièvement ce qui a été fait à ceux qui arriveraient peu après le début de la séance

–         Saluer les personnes qui arrivent ensuite mais en continuant la réunion comme si de rien n’était

Vous respecterez autant que possible l’horaire défini, ne serait-ce que par bienveillance envers ceux qui arrivent à l’heure !

La notion de groupe restreint

La notion de groupe restreint s’applique à des groupes comprenant de 6 à 20 personnes, avec une moyenne de 12 à 14 personnes.

Il est important de savoir que la présence dans un groupe est susceptible de modifier les comportements individuels.

Aussi, toujours garder à l’esprit que dans une réunion, « tout est possible » en termes de réaction ou de comportement !

Est-il important de bien connaître son sujet ?

Il est évidemment important de bien connaître les sujets prévus dans l’ordre du jour d’une réunion que vous devez animer. Ce qui vous obligera à la préparer soigneusement.

Mais rappelez-vous que votre rôle est avant tout celui d’un facilitateur (trice). Vous l’exercerez à travers les 3 fonctions que nous avons abordées au cours de ces 2 jours :

• Fonction de production
• Fonction de facilitation
• Fonction de régulation

La qualité de votre animation se mesurera d’abord à votre capacité à faire produire le groupe et à réguler les échanges.

Diffuser le compte-rendu de la réunion

Un procès-verbal est un document officiel qui répond à des normes précises.

Le compte-rendu de réunion est d’abord un document de travail à diffusion interne et/ou externe

Quelles informations trouve-t-on dans un compte-rendu de réunion ?

• Personnes présentes / Absentes / Excusées
• Rappel des points principaux à l’ordre du jour
• Décisions prises
• Résolutions adoptées
• Débats, thèmes traités
• Questions posées
• Réponses apportées ou en suspens
• Problèmes soulevés qui seront abordés une prochaine fois
• Liens avec des décisions antérieures
• Etc.

A quoi servent les compte-rendus ?

–         Ils permettent de se rappeler d’une fois sur l’autre l’essentiel des points abordés

–         C’est une mémoire individuelle et collective : on garde la trace du travail réalisé

–         Ils permettent de voir l’évolution des actions, des réflexions engagées…

–         Ils assurent une suppléance efficace  (transmission de témoin entre plusieurs personnes)

–         Ils montrent à ceux qui ne sont pas là à quoi servent les réunions, ce qui s’y fait, ce que cela permet en termes d’action…

–         Ils permettent de communiquer avec d’autres acteurs proches ou lointains…

Diffuser le compte-rendu de réunion

L’expérience montre, hélas, que les compte-rendus sont en général peu lus et qu’on pose régulièrement aux représentants du CNU des questions… dont la réponse se trouve sur le tableau d’affichage !

Plusieurs « voies de progrès » sont envisageables concernant la diffusion des compte-rendus :

• Tout d’abord, réaliser des compte-rendus synthétiques qui donneront envie aux personnes concernées d’en savoir plus
• Trouver une mise en page plus « attractive » : titres et sous-titres qu’on lit facilement et qui permettent de connaître les questions abordées
• En dire moins mais aller à l’essentiel
• Mettre les citations en italiques afin de les distinguer du texte
• Expliciter systématiquement les sigles (même si l’on pense qu’ils sont connus de la plupart des lecteurs)
• Personnaliser le compte-rendu : ne pas hésiter à mobiliser pour cela sa créativité ainsi que celle de ses proches…
• A l’occasion, faire une petite enquête pour savoir qui lit les compte-rendus, qui ne les lit pas, comprendre pourquoi, solliciter des suggestions…

Une possibilité :

Résumer en une page maximum les points importants suivie ensuite du compte-rendu habituel (3à 10 pages)

Gérer les comportements « gênants »

Il ne s’agit pas, bien entendu, de porter un jugement « moralisateur » mais de se situer dans la perspective d’un travail de groupe. Les comportements abordés ci-après ne sont considérés « gênants » que s’ils sont récurrents de la part d’une personne et qu’ils vous obligent, en tant qu’animateur (trice) de la réunion, à les réguler d’une façon ou d’une autre :

Le bavard

Monopolise la parole – Interventions hors sujets ou veut toujours mettre en avant ses problématiques personnelles – répète 10 fois la même chose…

1)     Le laisser s’exprimer normalement au départ (même si on le connaît !)

2)     Intervenir ensuite pour lui demander de laisser la parole aux autres

3)     Le rassurer éventuellement en lui rappelant que le point qui l’intéresse personnellement sera abordé un peu plus tard (si c’est le cas)

Le silencieux

Timidité – Choix tactique ?

1)     S’adresser directement à la personne au bout d’un moment en sollicitant son avis

2)     Dans tous les cas, ne pas insister si la personne décline l’invitation

L’expert : « monsieur je sais tout »

Le plus souvent, c’est pour occuper le devant de la scène et pour se faire valoir

1)     Le laisser s’exprimer puis passer la main à quelqu’un d’autre

2)     Le solliciter sur des points qu’il connaît particulièrement

3)     Valoriser ses apports lorsqu’ils concernent la question traitée et le remercier mais lui reprendre la parole s’il ne veut pas la rendre !

Le critique systématique

Prend systématiquement le contre-pied de ce que vous dîtes – Ou alors ramène tout à une vision négative, ce qui finit par affecter le moral du groupe

1)     Positiver le rôle de la réunion, les objectifs à atteindre et le travail réalisé par les participants

2)     Essayer dans un premier temps de comprendre ce qui motive ce comportement afin de voir dans quelle mesure vous pouvez y répondre

3)     Si votre attitude d’ouverture ne conduit pas la personne à modifier la sienne, montrer explicitement que c’est vous qui pilotez la réunion (après tout, si cela ne l’intéresse pas, vous pouvez tout à fait le comprendre mais elle a alors peut-être mieux à faire ailleurs…)

4)     Quand quelqu’un formule une critique globale, demander un exemple concret qui permettra de mieux se représenter le problème posé

5)     Ramener dans la mesure du possible les « toujours », les « jamais », les « c’est toujours pareil », les « ça sert à rien » à des expériences concrètes précises

L’« agressif »

En tant qu’animateur d’une réunion, vous êtes le garant de l’intégrité physique et psychologique des participants. Aussi :

1)     Rappeler qu’on n’est pas obligé d’être d’accord sur une question, mais que chacun doit respecter l’autre

2)     On évitera aussi de critiquer ouvertement quelqu’un qui n’est pas présent

Les différents types d’autorité

Lorsque vous animez une réunion, surtout à partir de votre statut de représentant du Comité National des Usagers, vous allez vous appuyer potentiellement sur 4 types d’autorité :

– L’autorité de statut (ou autorité légale)

Vous avez été désigné pour exercer ce rôle. A ce titre, vous pouvez être amené à prendre une décision visant à garantir par exemple la sécurité des personnes si c’est nécessaire.

– L’autorité de compétence

Vous pouvez être reconnu (e) par les membres du groupe par votre expérience ou votre connaissance approfondie de certains dossiers.

Vous pouvez également être reconnu (e) par votre capacité à communiquer, à savoir animer des réunions, etc…

– L’autorité de personnalité

Ce sont ici surtout vos qualités relationnelles et vos capacités d’écoute qui seront reconnues par les membres du groupe.

– L’autorité de référence (ou réputation)

Ce sont ici votre engagement ou votre réputation au sein de l’institution qui vous accordent une forme d’ « autorité morale » sur d’autres membres du groupe.

Ces différents types d’autorité sont plus ou moins présents et agissants lorsqu’un groupe se réunit. Mais ils structurent forcément implicitement les rapports entre les personnes et vous confèrent a priori une influence qui sera vécue par certains comme une forme de « pouvoir » qui pourra générer en retour des comportements d’opposition (« contre-pouvoir »).

Cela vous permettra de mieux comprendre et de prendre de la distance dans certaines situations plus ou moins « faciles » à vivre et à gérer…

Retour sur quelques types de réunions

La réunion d’information

Les participants sont réceptifs au départ puis deviennent passifs

Ne doit pas durer trop longtemps sinon risque de perte d’attention et d’intérêt

Conseil : Dire l’essentiel du message qu’on veut faire passer

Puis donner la parole à l’assistance en sollicitant des remarques, des questions, des commentaires. En répondant aux questions et aux interrogations, vous complèterez de manière plus vivante l’information que vous vouliez délivrer.

S’il y a peu de réactions, s’assurer de la bonne compréhension du message. Mais il s’agit peut-être aussi d’un thème conflictuel sur lequel les gens n’osent pas s’exprimer dans un premier temps

Toujours se souvenir qu’on ne sait jamais ce qui fait sens pour l’autre… d’où l’importance de donner la parole aux personnes !

La réunion d’expression

L’objectif de cette réunion est de susciter un débat et des échanges. Egalement de recueillir des avis, des suggestions et des propositions

Elle est généralement centrée sur un thème. Ex : l’accessibilité

Conseil : votre rôle est essentiellement de réguler les échanges (la passion peut parfois l’emporter…) et de lancer les débats en partant d’une question ouverte :

–         En quoi ce thème vous paraît-il important ?

–         Quel est votre point de vue sur cette question ?

–         Quelles orientations devons-nous donner à notre action ?

–         Etc.

La réunion décisionnelle

Exemple de méthodologie de résolution de problème :

« les 4 étapes d’une démarche de résolution de problème » :

1)     Identification du problème (en le différenciant de la question des personnes)

Comment le problème se manifeste-t-il ? En fait, au-delà des premiers constats et des premières évidences, quel est le problème qu’on cherche à traiter ?

A cette étape, l’objectif de l’animateur est d’amener le groupe à une définition commune du problème à résoudre, sans du tout se préoccuper des solutions potentielles qui pourraient y être apportées

2)    Exploration des intérêts et des besoins

Qu’est-ce qui est important pour les acteurs concernés ? A quoi veulent-ils aboutir ?

         Quels sont les enjeux ?

         Quelles sont les contraintes éventuelles ?

A cette étape, l’animateur (trice) cherche à faire formuler les attentes implicites des personnes. De plus, il peut y avoir des intérêts contradictoires entre différents acteurs concernés. Enfin, il est bon de repérer les contraintes éventuelles présentes dans la situation.

3)    Recherche de différentes solutions possibles

Le pluriel est ici essentiel. Dans la résolution de problème, la difficulté est parfois de ne pas s’engouffrer dans une solution « évidente » qui ferme le processus de réflexion et d’adaptation à la singularité des situations.

A cette étape, le rôle de l’animateur est d’amener le groupe à envisager plusieurs réponses possibles (au moins deux), et donc à disposer de plusieurs options.

On peut aider le groupe à produire en s’appuyant sur une technique de créativité (type « brainstorming »)  

4)    Choix d’une solution à partir de critères objectifs

Quelle solution choisissons-nous et pourquoi ?

A quoi s’engagent les différentes parties ?

A partir du moment où le groupe a envisagé plusieurs options, il doit définir les critères de décision qui motiveront son choix : le coût ? Les valeurs défendues ? La simplicité de la solution choisie ? La rapidité de mise en œuvre ? L’aspect novateur de la solution ? Etc…

Le fait qu’il y ait plusieurs possibilités oblige à clarifier ses critères de choix

Etre d’accord non seulement sur la solution choisie mais aussi sur les critères de décision renforce le degré d’implication des personnes concernées

Autres aspects de l’animation de réunion

Le contrat de communication :

Il peut être important de définir un contrat de communication avec les participants en début de réunion = définir un cadre et poser les règles du jeu

Engagement de confidentialité : demander à chaque participant un engagement moral comme quoi les propos tenus ne sortiront pas de la salle de réunion

Chacun parle en son nom : je…

Tous les points de vue sont respectables

On ne porte pas de jugement de valeur sur ce qui est dit

Chacun doit pouvoir s’exprimer et être écouté

La reformulation :

Il n’est pas toujours facile d’expliquer d’emblée le fond de sa pensée, surtout lorsqu’on s’exprime devant un groupe. L’animateur (trice), pour être sûr d’avoir bien compris le sens des propos d’une personne, peut recourir à la reformulation :

–         Si j’ai bien compris, vous pensez que…

–         D’après vous, le principal problème rencontré est…

La personne concernée alors, soit sera d’accord avec votre reformulation et aura la certitude que son point de vue a été bien compris, soit rectifiera ou apportera des précisions complémentaires.

Le mieux étant de reprendre si possible les mots de la personne, ce qui réduit les risques d’une interprétation.

Favoriser l’écoute mutuelle

Il est important que, dans une réunion, les gens puissent s’exprimer et avoir le sentiment d’être écoutés. Le rôle de l’animateur (trice) sera sur ce plan souvent capital.

Conseils : Ne pas terminer la phrase de quelqu’un d’autre et inciter les autres participants à le faire. Laisser quelqu’un aller au bout de sa parole est une marque de reconnaissance.

L’expression individuelle est favorisée par ce qu’on appelle « la reconnaissance positive inconditionnelle » (expression de Carl Rogers, spécialiste de la relation interpersonnelle). Si quelqu’un ne se sent pas, à travers ses propos, jugé en tant que personne, il lui sera plus facile alors d’exprimer le fond de sa pensée, surtout s’il a l’impression qu’elle tranche avec l’avis d’autres membres du groupe.

Un climat d’acceptation réciproque et de respect mutuels favorisent le travail de groupe puisque les différences ne sont plus vécues comme sources de conflits mais comme source d’enrichissement.

 Reprendre la parole à une personne

Lorsque vous voulez reprendre la parole (si quelqu’un par exemple s’apprête à redire pour la 3^ème fois ce que tout le monde a déjà bien compris), toujours remercier la personne de son intervention. Puis « redistribuer la parole » en sollicitant une autre intervention.

Respect de l’horaire et de l’ordre du jour

Une des principales difficultés dans l’animation de réunion concerne le respect de l’horaire prévu et des différents points à aborder. Une réunion qui s’éternise génère de la lassitude chez les participants. Si par ailleurs l’ordre du jour n’est pas respecté, il y aura un sentiment de frustration chez certaines personnes.

C’est donc une des fonctions majeures de l’animateur que d’amener à la fois le groupe à s’exprimer et à participer tout en maintenant le cadre fixé au départ. L’expérience joue un rôle important en ce domaine car le pilotage d’une réunion demande à la fois souplesse (accepter certaines digressions à condition qu’elles ne s’éternisent pas) et fermeté (ne pas hésiter à rappeler le cadre et les objectifs pour couper court à un débat qui n’aurait pas sa place).

Créer un espace démocratique en faisant en sorte que tout le monde participe

Une réunion est composée de personnes très différentes aux tempéraments parfois opposés. Des tensions peuvent donc se développer, en lien avec des différences de comportement et de réaction. C’est à l’animateur de réguler les échanges de manière à ce que certains n’accaparent pas le « devant de la scène » et de faire en sorte que tout le monde, à un moment ou à un autre, puisse s’exprimer.

Afin de structurer la progression du groupe dans sa réflexion, l’animateur devra faire régulièrement des synthèses partielles.

Il pourra à cette occasion rappeler les points d’accord et les points de désaccord.

Il fera en sorte qu’un participant ne ramène pas le débat sur un point traité antérieurement au cours de la réunion.

Il est important qu’à la fin de la réunion, les membres du groupe puissent constater que leurs échanges et leur participation ont permis de progresser dans la résolution des questions proposées.

Documents de travail complémentaires

Les clés d’une bonne expression orale

•  Utilisez des mots clairs, simples et précis.
• Parlez lentement, posément.
• Soyez concrets.
• Utilisez des formulations positives.
• Sachez quel objectif vous voulez atteindre : convaincre, expliquer, rassurer, susciter des retours, débattre ?
• Sachez quelles informations clés vous voulez faire passer en priorité.
• Acceptez de ne pas tout dire la première fois (en mettant ainsi plus facilement l’accent sur l’essentiel).
• Préparez un plan de développement simple et facile à retenir, et respectez-le !
• Faîtes des phrases courtes (une idée par phrase).
• Si vous n’avez pas la réponse à une demande précise, dîtes-le, sans en faire un problème personnel (ne pas répondre à tout ne signifie pas être incompétent : au contraire).
• Etre affirmatif ne signifie pas être normatif ni avoir réponse à tout.
• Ne répétez pas cinquante fois le même argument : s’il n’est pas accepté au bout de deux ou trois fois, changez-en ou mettez-vous en position d’écoute active afin de comprendre quel est le problème de votre interlocuteur.

Le QQOQCPC

•  Qui ?

Qui est concerné, quel public, quels usagers, quels sont les commanditaires du projet, les acteurs impliqués, les prestataires, les associations d’usagers, avec qui doit-on négocier ? Qui doit faire partie de l’équipe en charge du projet, qui en est le pilote ?

• Quoi ?

Quels sont les objectifs à atteindre, que vise-t-on concrètement, quelle réalisation, quel résultat final ?

• Où ?

Où l’action se situe-t-elle, quels sont les lieux et les endroits concernés, le projet a-t-il un impact sur le plan local, régional, national , européen ou international ?

• Quand ?

A quel moment débuter le projet, quelle est la date retenue pour son achèvement, faut-il s’appuyer sur des expériences passées, est-ce qu’il faut anticiper, se projeter dans le futur ? Quel est le planning prévisionnel, quelles sont les priorités et les urgences ?

• Comment ?

Quelle est la programmation, comment devons-nous procéder, quelles méthodes utiliser, quelle ligne de conduite devons-nous respecter, quelles sont les contraintes juridiques et réglementaires, quelle stratégie adopter ?

• Pourquoi ?

Quels sont la raison d’être, le sens et la finalité de ce projet ? Quels sont les enjeux ? Quelles sont les valeurs ou l’engagement politique qui sous-tendent cette action, quelle communication prévoir autour du projet ?

• Combien ?

Quel est le coût du projet, son budget ? Quels sont nos besoins en termes de moyens et de matériel ? Quelles sont les compétences requises ? Faut-il négocier des ressources supplémentaires ?

Enfin, voici quelques-unes des « techniques » utilisées par des orateurs chevronnés !

Techniques d’argumentation

• Réponse à un compliment « appuyé »

Merci, j’y suis sensible…

•  Protestation, refus de s’associer

Je ne pense pas qu’on puisse présenter les choses de cette façon là…

• Renforcement positif sans s’engager personnellement

C’est une situation que l’on peut tout à fait comprendre…

•  Vérification de l’intention de votre interlocuteur

Que voulez-vous me faire dire ?

•  Renvoi d’une question concernant un tiers

Posez-lui la question…

• Refus d’être enfermé dans une perspective limitative

Droite, gauche, je ne sais pas ce que cela veut dire…

• Retour à l’envoyeur

Pourquoi a-t-il agi ainsi ? Et pourquoi pas ?

• Reproche poli

Vous tombez à un niveau qui n’est pas digne de vous…

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