Vade mecum sur l’animation de réunion

Parmi les principales difficultés rencontrées dans l’animation de réunion :

 

Les participants arrivent en retard

 

Animer une réunion requiert de la part de l’animateur (trice) rigueur et souplesse. Trop de rigueur entraîne de la rigidité et un excès de souplesse peut conduire à un « laisser-faire » préjudiciable à l’atteinte des objectifs de la réunion.

Vous pouvez donc choisir :

–         D’attendre quelques minutes avant de commencer la réunion à l’horaire prévu

–         Résumer brièvement ce qui a été fait à ceux qui arriveraient peu après le début de la séance

–         Saluer les personnes qui arrivent ensuite mais en continuant la réunion comme si de rien n’était

 

Vous respecterez autant que possible l’horaire défini, ne serait-ce que par bienveillance envers ceux qui arrivent à l’heure !

 

La notion de groupe restreint

 

La notion de groupe restreint s’applique à des groupes comprenant de 6 à 20 personnes, avec une moyenne de 12 à 14 personnes.

Il est important de savoir que la présence dans un groupe est susceptible de modifier les comportements individuels.

Aussi, toujours garder à l’esprit que dans une réunion, « tout est possible » en termes de réaction ou de comportement !

 

Est-il important de bien connaître son sujet ?

 

Il est évidemment important de bien connaître les sujets prévus dans l’ordre du jour d’une réunion que vous devez animer. Ce qui vous obligera à la préparer soigneusement.

Mais rappelez-vous que votre rôle est avant tout celui d’un facilitateur (trice). Vous l’exercerez à travers les 3 fonctions que nous avons abordées au cours de ces 2 jours :

• Fonction de production
• Fonction de facilitation
• Fonction de régulation

  

La qualité de votre animation se mesurera d’abord à votre capacité à faire produire le groupe et à réguler les échanges.

  

Diffuser le compte-rendu de la réunion

  

Un procès-verbal est un document officiel qui répond à des normes précises.

 

Le compte-rendu de réunion est d’abord un document de travail à diffusion interne et/ou externe

 

Quelles informations trouve-t-on dans un compte-rendu de réunion ?

 

• Personnes présentes / Absentes / Excusées
• Rappel des points principaux à l’ordre du jour
• Décisions prises
• Résolutions adoptées
• Débats, thèmes traités
• Questions posées
• Réponses apportées ou en suspens
• Problèmes soulevés qui seront abordés une prochaine fois
• Liens avec des décisions antérieures
• Etc.

  

 

A quoi servent les compte-rendus ?

 

–         Ils permettent de se rappeler d’une fois sur l’autre l’essentiel des points abordés

–         C’est une mémoire individuelle et collective : on garde la trace du travail réalisé

–         Ils permettent de voir l’évolution des actions, des réflexions engagées…

–         Ils assurent une suppléance efficace  (transmission de témoin entre plusieurs personnes)

–         Ils montrent à ceux qui ne sont pas là à quoi servent les réunions, ce qui s’y fait, ce que cela permet en termes d’action…

–         Ils permettent de communiquer avec d’autres acteurs proches ou lointains…

  

 

Diffuser le compte-rendu de réunion

  

L’expérience montre, hélas, que les compte-rendus sont en général peu lus et qu’on pose régulièrement aux représentants du CNU des questions… dont la réponse se trouve sur le tableau d’affichage !

 

Plusieurs « voies de progrès » sont envisageables concernant la diffusion des compte-rendus :

 

• Tout d’abord, réaliser des compte-rendus synthétiques qui donneront envie aux personnes concernées d’en savoir plus
• Trouver une mise en page plus « attractive » : titres et sous-titres qu’on lit facilement et qui permettent de connaître les questions abordées
• En dire moins mais aller à l’essentiel
• Mettre les citations en italiques afin de les distinguer du texte
• Expliciter systématiquement les sigles (même si l’on pense qu’ils sont connus de la plupart des lecteurs)
• Personnaliser le compte-rendu : ne pas hésiter à mobiliser pour cela sa créativité ainsi que celle de ses proches…
• A l’occasion, faire une petite enquête pour savoir qui lit les compte-rendus, qui ne les lit pas, comprendre pourquoi, solliciter des suggestions…

 

Une possibilité :

Résumer en une page maximum les points importants suivie ensuite du compte-rendu habituel (3à 10 pages)

 

 

Gérer les comportements « gênants »

 

Il ne s’agit pas, bien entendu, de porter un jugement « moralisateur » mais de se situer dans la perspective d’un travail de groupe. Les comportements abordés ci-après ne sont considérés « gênants » que s’ils sont récurrents de la part d’une personne et qu’ils vous obligent, en tant qu’animateur (trice) de la réunion, à les réguler d’une façon ou d’une autre :

 

Le bavard

 

Monopolise la parole – Interventions hors sujets ou veut toujours mettre en avant ses problématiques personnelles – répète 10 fois la même chose…

1)     Le laisser s’exprimer normalement au départ (même si on le connaît !)

2)     Intervenir ensuite pour lui demander de laisser la parole aux autres

3)     Le rassurer éventuellement en lui rappelant que le point qui l’intéresse personnellement sera abordé un peu plus tard (si c’est le cas)

 

Le silencieux

 

Timidité – Choix tactique ?

1)     S’adresser directement à la personne au bout d’un moment en sollicitant son avis

2)     Dans tous les cas, ne pas insister si la personne décline l’invitation

 

L’expert : « monsieur je sais tout »

 

Le plus souvent, c’est pour occuper le devant de la scène et pour se faire valoir

1)     Le laisser s’exprimer puis passer la main à quelqu’un d’autre

2)     Le solliciter sur des points qu’il connaît particulièrement

3)     Valoriser ses apports lorsqu’ils concernent la question traitée et le remercier mais lui reprendre la parole s’il ne veut pas la rendre !

  

Le critique systématique

 

Prend systématiquement le contre-pied de ce que vous dîtes – Ou alors ramène tout à une vision négative, ce qui finit par affecter le moral du groupe

1)     Positiver le rôle de la réunion, les objectifs à atteindre et le travail réalisé par les participants

2)     Essayer dans un premier temps de comprendre ce qui motive ce comportement afin de voir dans quelle mesure vous pouvez y répondre

3)     Si votre attitude d’ouverture ne conduit pas la personne à modifier la sienne, montrer explicitement que c’est vous qui pilotez la réunion (après tout, si cela ne l’intéresse pas, vous pouvez tout à fait le comprendre mais elle a alors peut-être mieux à faire ailleurs…)

4)     Quand quelqu’un formule une critique globale, demander un exemple concret qui permettra de mieux se représenter le problème posé

5)     Ramener dans la mesure du possible les « toujours », les « jamais », les « c’est toujours pareil », les « ça sert à rien » à des expériences concrètes précises

 

 

L’« agressif »

 

En tant qu’animateur d’une réunion, vous êtes le garant de l’intégrité physique et psychologique des participants. Aussi :

1)     Rappeler qu’on n’est pas obligé d’être d’accord sur une question, mais que chacun doit respecter l’autre

2)     On évitera aussi de critiquer ouvertement quelqu’un qui n’est pas présent

 

 

Les différents types d’autorité

 

Lorsque vous animez une réunion, surtout à partir de votre statut de représentant du Comité National des Usagers, vous allez vous appuyer potentiellement sur 4 types d’autorité :

 

– L’autorité de statut (ou autorité légale)

 

Vous avez été désigné pour exercer ce rôle. A ce titre, vous pouvez être amené à prendre une décision visant à garantir par exemple la sécurité des personnes si c’est nécessaire.

 

– L’autorité de compétence

 

Vous pouvez être reconnu (e) par les membres du groupe par votre expérience ou votre connaissance approfondie de certains dossiers.

Vous pouvez également être reconnu (e) par votre capacité à communiquer, à savoir animer des réunions, etc…

 

– L’autorité de personnalité

 

Ce sont ici surtout vos qualités relationnelles et vos capacités d’écoute qui seront reconnues par les membres du groupe.

 

– L’autorité de référence (ou réputation)

 

Ce sont ici votre engagement ou votre réputation au sein de l’institution qui vous accordent une forme d’ « autorité morale » sur d’autres membres du groupe.

  

Ces différents types d’autorité sont plus ou moins présents et agissants lorsqu’un groupe se réunit. Mais ils structurent forcément implicitement les rapports entre les personnes et vous confèrent a priori une influence qui sera vécue par certains comme une forme de « pouvoir » qui pourra générer en retour des comportements d’opposition (« contre-pouvoir »).

Cela vous permettra de mieux comprendre et de prendre de la distance dans certaines situations plus ou moins « faciles » à vivre et à gérer…

 

 

Retour sur quelques types de réunions

 

 

La réunion d’information

 

Les participants sont réceptifs au départ puis deviennent passifs

Ne doit pas durer trop longtemps sinon risque de perte d’attention et d’intérêt

 

Conseil : Dire l’essentiel du message qu’on veut faire passer

Puis donner la parole à l’assistance en sollicitant des remarques, des questions, des commentaires. En répondant aux questions et aux interrogations, vous complèterez de manière plus vivante l’information que vous vouliez délivrer.

S’il y a peu de réactions, s’assurer de la bonne compréhension du message. Mais il s’agit peut-être aussi d’un thème conflictuel sur lequel les gens n’osent pas s’exprimer dans un premier temps

 

 

Toujours se souvenir qu’on ne sait jamais ce qui fait sens pour l’autre… d’où l’importance de donner la parole aux personnes !

 

 

 

La réunion d’expression

 

L’objectif de cette réunion est de susciter un débat et des échanges. Egalement de recueillir des avis, des suggestions et des propositions

Elle est généralement centrée sur un thème. Ex : l’accessibilité

 

Conseil : votre rôle est essentiellement de réguler les échanges (la passion peut parfois l’emporter…) et de lancer les débats en partant d’une question ouverte :

–         En quoi ce thème vous paraît-il important ?

–         Quel est votre point de vue sur cette question ?

–         Quelles orientations devons-nous donner à notre action ?

–         Etc.

 

 

La réunion décisionnelle

 

Exemple de méthodologie de résolution de problème :

« les 4 étapes d’une démarche de résolution de problème » :

 

1)     Identification du problème (en le différenciant de la question des personnes)

 

Comment le problème se manifeste-t-il ? En fait, au-delà des premiers constats et des premières évidences, quel est le problème qu’on cherche à traiter ?

A cette étape, l’objectif de l’animateur est d’amener le groupe à une définition commune du problème à résoudre, sans du tout se préoccuper des solutions potentielles qui pourraient y être apportées

  

2)    Exploration des intérêts et des besoins

 

Qu’est-ce qui est important pour les acteurs concernés ? A quoi veulent-ils aboutir ?

         Quels sont les enjeux ?

         Quelles sont les contraintes éventuelles ?

A cette étape, l’animateur (trice) cherche à faire formuler les attentes implicites des personnes. De plus, il peut y avoir des intérêts contradictoires entre différents acteurs concernés. Enfin, il est bon de repérer les contraintes éventuelles présentes dans la situation.

  

3)    Recherche de différentes solutions possibles

 

Le pluriel est ici essentiel. Dans la résolution de problème, la difficulté est parfois de ne pas s’engouffrer dans une solution « évidente » qui ferme le processus de réflexion et d’adaptation à la singularité des situations.

A cette étape, le rôle de l’animateur est d’amener le groupe à envisager plusieurs réponses possibles (au moins deux), et donc à disposer de plusieurs options.

On peut aider le groupe à produire en s’appuyant sur une technique de créativité (type « brainstorming »)  

  

4)    Choix d’une solution à partir de critères objectifs

 

Quelle solution choisissons-nous et pourquoi ?

A quoi s’engagent les différentes parties ?

A partir du moment où le groupe a envisagé plusieurs options, il doit définir les critères de décision qui motiveront son choix : le coût ? Les valeurs défendues ? La simplicité de la solution choisie ? La rapidité de mise en œuvre ? L’aspect novateur de la solution ? Etc…

Le fait qu’il y ait plusieurs possibilités oblige à clarifier ses critères de choix

Etre d’accord non seulement sur la solution choisie mais aussi sur les critères de décision renforce le degré d’implication des personnes concernées

 

 

Autres aspects de l’animation de réunion

 

 

Le contrat de communication :

 

Il peut être important de définir un contrat de communication avec les participants en début de réunion = définir un cadre et poser les règles du jeu

Engagement de confidentialité : demander à chaque participant un engagement moral comme quoi les propos tenus ne sortiront pas de la salle de réunion

Chacun parle en son nom : je…

Tous les points de vue sont respectables

On ne porte pas de jugement de valeur sur ce qui est dit

Chacun doit pouvoir s’exprimer et être écouté

 

La reformulation :

 

Il n’est pas toujours facile d’expliquer d’emblée le fond de sa pensée, surtout lorsqu’on s’exprime devant un groupe. L’animateur (trice), pour être sûr d’avoir bien compris le sens des propos d’une personne, peut recourir à la reformulation :

 

–         Si j’ai bien compris, vous pensez que…

–         D’après vous, le principal problème rencontré est…

 

La personne concernée alors, soit sera d’accord avec votre reformulation et aura la certitude que son point de vue a été bien compris, soit rectifiera ou apportera des précisions complémentaires.

Le mieux étant de reprendre si possible les mots de la personne, ce qui réduit les risques d’une interprétation.

 

Favoriser l’écoute mutuelle

Il est important que, dans une réunion, les gens puissent s’exprimer et avoir le sentiment d’être écoutés. Le rôle de l’animateur (trice) sera sur ce plan souvent capital.

 

Conseils : Ne pas terminer la phrase de quelqu’un d’autre et inciter les autres participants à le faire. Laisser quelqu’un aller au bout de sa parole est une marque de reconnaissance.

L’expression individuelle est favorisée par ce qu’on appelle « la reconnaissance positive inconditionnelle » (expression de Carl Rogers, spécialiste de la relation interpersonnelle). Si quelqu’un ne se sent pas, à travers ses propos, jugé en tant que personne, il lui sera plus facile alors d’exprimer le fond de sa pensée, surtout s’il a l’impression qu’elle tranche avec l’avis d’autres membres du groupe.

Un climat d’acceptation réciproque et de respect mutuels favorisent le travail de groupe puisque les différences ne sont plus vécues comme sources de conflits mais comme source d’enrichissement.

 

 Reprendre la parole à une personne

 

Lorsque vous voulez reprendre la parole (si quelqu’un par exemple s’apprête à redire pour la 3^ème fois ce que tout le monde a déjà bien compris), toujours remercier la personne de son intervention. Puis « redistribuer la parole » en sollicitant une autre intervention.

  

 

Respect de l’horaire et de l’ordre du jour

 

Une des principales difficultés dans l’animation de réunion concerne le respect de l’horaire prévu et des différents points à aborder. Une réunion qui s’éternise génère de la lassitude chez les participants. Si par ailleurs l’ordre du jour n’est pas respecté, il y aura un sentiment de frustration chez certaines personnes.

 

C’est donc une des fonctions majeures de l’animateur que d’amener à la fois le groupe à s’exprimer et à participer tout en maintenant le cadre fixé au départ. L’expérience joue un rôle important en ce domaine car le pilotage d’une réunion demande à la fois souplesse (accepter certaines digressions à condition qu’elles ne s’éternisent pas) et fermeté (ne pas hésiter à rappeler le cadre et les objectifs pour couper court à un débat qui n’aurait pas sa place).

 

Créer un espace démocratique en faisant en sorte que tout le monde participe

 

Une réunion est composée de personnes très différentes aux tempéraments parfois opposés. Des tensions peuvent donc se développer, en lien avec des différences de comportement et de réaction. C’est à l’animateur de réguler les échanges de manière à ce que certains n’accaparent pas le « devant de la scène » et de faire en sorte que tout le monde, à un moment ou à un autre, puisse s’exprimer.

Afin de structurer la progression du groupe dans sa réflexion, l’animateur devra faire régulièrement des synthèses partielles.

Il pourra à cette occasion rappeler les points d’accord et les points de désaccord.

Il fera en sorte qu’un participant ne ramène pas le débat sur un point traité antérieurement au cours de la réunion.

Il est important qu’à la fin de la réunion, les membres du groupe puissent constater que leurs échanges et leur participation ont permis de progresser dans la résolution des questions proposées.

 

 

Documents de travail complémentaires

  

Les clés d’une bonne expression orale

  

•  Utilisez des mots clairs, simples et précis.
• Parlez lentement, posément.
• Soyez concrets.
• Utilisez des formulations positives.
• Sachez quel objectif vous voulez atteindre : convaincre, expliquer, rassurer, susciter des retours, débattre ?
• Sachez quelles informations clés vous voulez faire passer en priorité.
• Acceptez de ne pas tout dire la première fois (en mettant ainsi plus facilement l’accent sur l’essentiel).
• Préparez un plan de développement simple et facile à retenir, et respectez-le !
• Faîtes des phrases courtes (une idée par phrase).
• Si vous n’avez pas la réponse à une demande précise, dîtes-le, sans en faire un problème personnel (ne pas répondre à tout ne signifie pas être incompétent : au contraire).
• Etre affirmatif ne signifie pas être normatif ni avoir réponse à tout.
• Ne répétez pas cinquante fois le même argument : s’il n’est pas accepté au bout de deux ou trois fois, changez-en ou mettez-vous en position d’écoute active afin de comprendre quel est le problème de votre interlocuteur.

 

 

Le QQOQCPC

•  Qui ?

Qui est concerné, quel public, quels usagers, quels sont les commanditaires du projet, les acteurs impliqués, les prestataires, les associations d’usagers, avec qui doit-on négocier ? Qui doit faire partie de l’équipe en charge du projet, qui en est le pilote ?

 

• Quoi ?

Quels sont les objectifs à atteindre, que vise-t-on concrètement, quelle réalisation, quel résultat final ?

 

• Où ?

Où l’action se situe-t-elle, quels sont les lieux et les endroits concernés, le projet a-t-il un impact sur le plan local, régional, national , européen ou international ?

 

• Quand ?

A quel moment débuter le projet, quelle est la date retenue pour son achèvement, faut-il s’appuyer sur des expériences passées, est-ce qu’il faut anticiper, se projeter dans le futur ? Quel est le planning prévisionnel, quelles sont les priorités et les urgences ?

 

• Comment ?

Quelle est la programmation, comment devons-nous procéder, quelles méthodes utiliser, quelle ligne de conduite devons-nous respecter, quelles sont les contraintes juridiques et réglementaires, quelle stratégie adopter ?

 

• Pourquoi ?

Quels sont la raison d’être, le sens et la finalité de ce projet ? Quels sont les enjeux ? Quelles sont les valeurs ou l’engagement politique qui sous-tendent cette action, quelle communication prévoir autour du projet ?

 

• Combien ?

Quel est le coût du projet, son budget ? Quels sont nos besoins en termes de moyens et de matériel ? Quelles sont les compétences requises ? Faut-il négocier des ressources supplémentaires ?

 

 

Enfin, voici quelques-unes des « techniques » utilisées par des orateurs chevronnés !

 

 

Techniques d’argumentation

  

• Réponse à un compliment « appuyé »

Merci, j’y suis sensible…

 

•  Protestation, refus de s’associer

Je ne pense pas qu’on puisse présenter les choses de cette façon là…

 

• Renforcement positif sans s’engager personnellement

C’est une situation que l’on peut tout à fait comprendre…

 

•  Vérification de l’intention de votre interlocuteur

Que voulez-vous me faire dire ?

 

•  Renvoi d’une question concernant un tiers

Posez-lui la question…

  

• Refus d’être enfermé dans une perspective limitative

Droite, gauche, je ne sais pas ce que cela veut dire…

  

• Retour à l’envoyeur

Pourquoi a-t-il agi ainsi ? Et pourquoi pas ?

  

• Reproche poli

Vous tombez à un niveau qui n’est pas digne de vous…